Boxtel en Wijk bij Duurstede kiezen voor VIND e-Formulieren

De gemeenten Boxtel en Wijk bij Duurstede zetten een nieuwe stap in de digitalisering van hun dienstverlening. Als een van de eerste gemeenten gaan zij werken met VIND e-Bibliotheek.

Bas Schel (Boxtel) en Ben Taken (Wijk bij Duurstede) zijn betrokken bij de voorbereidingen en de implementatie van de VIND e-Bibliotheek. We legden hen een aantal vragen voor.

Waarom hebben jullie gekozen voor VIND e-Bibliotheek?
Ben Taken: “In Wijk bij Duurstede werken wij nu ongeveer een jaar met de Productencatalogus VIND3. Maar onze formulieren zijn nog steeds pdf’s en Word-documenten die mensen thuis invullen, uitprinten en opsturen. Onze afdeling Dienstverlening vroeg zich af wat we met deze formulieren moesten doen. We zijn gaan praten met onze accountmanager van Sdu Information Solutions en kwamen zo uit bij VIND e-Bibliotheek.”

Bas Schel: “De gemeente Boxtel wil haar elektronische dienstverlening op een hoger plan tillen. Wij willen af van grote aantallen formulieren die deels wel en deels niet online staan, die je moet downloaden en met pen moet invullen. Met VIND e-Biblioheek kun je alle kanten op. Je kunt bijvoorbeeld meerdere vergunningen via één formulier aanvragen en koppelingen leggen met DigiD en Ogone.”

Wat zijn de belangrijkste voordelen van VIND e-Bibliotheek?
Ben Taken: “Het zijn slimme formulieren waarin uitsluitend relevante vragen worden getoond. Bovendien kan de aanvrager digitaal afrekenen met Ogone. Het wordt voor ons nog interessanter als we in de toekomst gaan werken met het Document Management Systeem, (DMS).

Een ingevuld formulier komt dan automatisch in het DMS, waardoor de verantwoordelijke medewerker ‘s ochtends bij het opstarten van zijn computer direct ziet welke formulieren zijn binnengekomen en behandeld moeten worden.

Uiteindelijk willen we de  efficiëntie nog verder verbeteren door iedere inwoner een Persoonlijke Internet Pagina (PIP) te geven. De e-formulieren integreren we dan in de PIP.  Inwoners kunnen daardoor bijvoorbeeld de status van hun aanvraag volgen, wij als gemeente kunnen onder andere relevante raadstukken aan de PIP toevoegen.

Een ander belangrijk voordeel is dat gemeenten elkaars formulieren kunnen gebruiken via de VIND e-Bibliotheek Community. Wij gaan bijvoorbeeld een formulier voor een fietskaart maken voor de veerpont hier in Wijk bij Duurstede. Wij stellen dat formulier beschikbaar om te delen, zodat ook andere gemeenten met een veerpont ons document kunnen gebruiken.”

Bas Schel: “Je kunt de standaard VIND e-formulieren gebruiken alsof het je eigen formulieren zijn. We krijgen nu een standaardformulier dat je helemaal zelf kunt bewerken. Je kunt het standaardformulier overnemen, maar je kunt het ook helemaal ombouwen naar een Boxtelse variant, of alles wat daar tussenin ligt. Bovendien zorgt Sdu Information Solutions bij wijzigingen op de standaardformulieren voor nieuwe formulieren.”

Hoe overtuig je de interne organisatie ervan met VIND e-Bibliotheek te gaan werken?
Bas Schel: “We gaan topdown managers overtuigen door bestaande versies naast de standaard VIND e-Bibliotheek te leggen. Zo zien ze zelf of de standaardformulieren de Boxtelse kunnen vervangen. Daarnaast gaan we de medewerkers op de afdelingen vragen om elkaars formulieren te beoordelen, de Boxtelse versie en de standaardversie. Zo kiezen we welke versie we gaan gebruiken.”

Hoe verloopt de samenwerking met Sdu Information Solutions?
Bas Schel: “Het mooie van Sdu Information Solutions is dat zij al bezig zijn met ontwikkelen als de vraag bij ons nog moet opborrelen. Ik wilde laatst een vraag stellen over betalingen met Ogone, maar zij hadden het antwoord al besproken met Ogone. Sdu Information Solution werkt achter de schermen vaak al aan oplossingen voor toekomstige problemen.”

Waar moet je rekening mee houden als je begint met modules voor digitale formulieren?
Ben Taken: “Het is veel werk om dit van de grond te krijgen. We zouden als gemeenten meer moeten samenwerken om dit beter te stroomlijnen. Nu doen we allemaal hetzelfde op onze eigen manier.” Bas Schel: “Het is een diplomatieke missie, je moet rekening houden met een in tientallen jaren gegroeide werkwijze, waar je een digitaal kanaal aan toevoegt.”

Meer informatie over VIND e-Bibliotheek.