De gemeente Cuijk werkt sneller en efficiënter met VIND3

De gemeente Cuijk is overgestapt van VIND2 op VIND3. Een keuze die volgens Pius van de Groes, kwaliteitszorgmanager afdeling Publiekszaken in Cuijk, heeft geleid tot een beter onderhoud van de productencatalogus. En met het nieuwe klantverwijssysteem gaat VIND het hart vormen van de digitale dienstverlening in de Brabantse gemeente.

VIND-pionier
De gemeente Cuijk is een van de pioniers van VIND. Ze had al ervaring met VIND1 en later met VIND2. “We wilden gebruik maken van wat landelijk aanwezig is aan producten”, beargumenteert Van de Groes de keuze voor VIND. Minder tevreden was hij over het onderhoud van VIND1 en VIND2: “Als er een landelijke toevoeging of wijziging op een product kwam, moesten we telkens onze lokale teksten aanpassen en opnieuw invoeren. Dat kostte zoveel tijd dat we ermee gestopt zijn. Hierdoor bleven uiteindelijk alleen de landelijke producten op onze site staan.”

Behoud eigen teksten
Cuijk zocht een oplossing voor deze problemen. Van de Groes: “We wilden verder met VIND maar niet afhankelijk worden van CMS-leveranciers die ook een productencatalogus aanbieden. Veel van deze aanbieders gebruiken de laatste gratis VIND-catalogus uit 2001, maar die is daarna niet meer geactualiseerd. Met VIND3 hebben we gekozen voor
een actuele versie”. De grootste knelpunten die Cuijk ondervond zijn hiermee verholpen. “Als wij een toevoeging of wijzigingvan Sdu Information Solutions overnemen,  blijven onze eigen teksten behouden in de nieuwe versie. Hierdoor hoeven we een tekst nog maar één keer in te voeren”, aldus Van de Groes.

Interactie Sdu Information Solutions
Van de Groes is ook te spreken over de interactie met Sdu Information Solutions: “Als we vinden dat een tekst niet klopt, koppelen we dat terug aan Sdu Information Solutions. Daar krijgen we nu vrij snel goede inhoudelijke feedback op. Bovendien ontvangen we met VIND3 automatisch bericht van een update.”

Redactieleden verantwoordelijk
Cuijk gebruikt alle ruim 300 producten die VIND3 aanbiedt. Per cluster is een aantal redactieleden bevoegd om teksten aan te passen. Van de Groes: “Aan de redactieleden hebben we collecties, een verzameling van producten, toegewezen en zij zijn zelf verantwoordelijk voor wat er op de site komt te staan. Met VIND3 kunnen we als gemeente zelf instellen wie bevoegd is voor tekstaanpassingen.” De redactieleden reageren volgens hem positief op VIND3: “Ze kunnen updates en toevoegingen veel sneller doorvoeren en hoeven de teksten niet telkens opnieuw door te nemen als er een landelijke update is geweest.”

Abonnement met juridische zekerheid
De overstap van VIND2 naar VIND3 was technisch eenvoudig, maar de inhoudelijke implementatie kostte meer tijd. Van de Groes: “De redactieleden lezen alle teksten door. Dat is tijdrovend en is in feite een continu proces. Dat betekent dat er nu al producten live staan waarvan teksten nog aangepast moeten worden op de lokale situatie. Dit was nodig omdat de teksten die op de website stonden verouderd waren. Bovendien is de urgentie om teksten te bekijken en te actualiseren groter als je ze alvast op de site zet.” Dat wil niet zeggen dat Cuijk geen waarde hecht aan een actuele productencatalogus.
‘’Een up-to-date productencatalogus is belangrijk voor een juiste informatieverstrekking. Met een abonnement op VIND weet je als gemeente zeker dat de teksten die je toont juridisch juist zijn. Daarnaast hebben wij zaken als leges door middel van hyperlinks toegevoegd. Het gaat dus puur om een redactieslag naar lokale informatie. Het feit dat we nog geen enkele klacht of opmerking van inwoners hebben gekregen, is voor mij een teken dat het goed zit.”

VIND3 voor alle kanalen
Het bestaande klantverwijssysteem van Cuijk is nog gebaseerd op de producten in VIND2. Hiervoor in de plaats komt de module Balie, een nieuw verwijssysteem dat Sdu Information Solutions in samenwerking met de gemeente Cuijk ontwikkelt. Van de Groes: ‘’Balie is gekoppeld aan VIND3, waardoor de mensen achter de balies gebruik maken van dezelfde informatie als de backoffice medewerkers. Onze website is al gebaseerd op VIND3, terwijl de baliemedewerkers nog gebruik maken van VIND2. Dat trekken we dus gelijk. Als een inwoner bijvoorbeeld een nieuw paspoort wil aanvragen, ziet de receptioniste meteen wat de aanvrager nodig heeft om het paspoort te kunnen aanvragen. Met de module Balie kunnen we de productteksten uit VIND3 op een centrale plek invoeren en vervolgens beschikbaar stellen voor al onze communicatiekanalen en toepassingen. Iedereen binnen de gemeente Cuijk gebruikt straks dezelfde informatie. Daarmee vormt VIND steeds meer het hart van onze dienstverlening.’’